Politique de confidentialité

1.1Flowzy FZC, C1 Building B.C.1301232, Ajman Free Zone – C1 Area, Ajman, Émirats arabes unis (licence commerciale 33853) est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente politique, sauf lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour des clients professionnels (voir ci-dessous). Contact pour toute question relative à la vie privée : support@flowzy.ai.

1.2Flowzy FZC est établie en dehors de l’Union européenne. Conformément à l’article 27 du RGPD, nous désignons un représentant dans l’UE ; ses coordonnées seront indiquées ici dès que la désignation sera effective. D’ici là, vous pouvez nous contacter pour toute question relative à la vie privée à l’adresse support@flowzy.ai.

À confirmer par un juriste: Désignation d’un représentant dans l’UE (article 27 du RGPD) et, si nécessaire, d’un représentant au Royaume-Uni (article 27 du UK GDPR) à organiser et à confirmer par un juriste.

2.1Nous sommes responsable du traitement des données de compte : les données des personnes qui s’inscrivent et des personnes qu’elles invitent dans leur espace de travail, les données de facturation, les visites du site web, l’assistance, les statistiques et la sécurité.

2.2Pour le contenu d’un espace de travail (conversations avec les agents IA, instructions, fichiers, travail effectué sur les ordinateurs des agents IA, messages via les canaux connectés et données à caractère personnel d’autres personnes qui y figurent), notre rôle dépend de la manière dont le Service est utilisé. Lorsqu’une entreprise utilise le Service, cette entreprise est le responsable du traitement et nous sommes son sous-traitant en vertu de notre Accord de traitement des données. Lorsque vous utilisez le Service en tant que consommateur à des fins privées, nous traitons ce contenu en tant que responsable du traitement, uniquement pour vous fournir le Service.

2.3Si vos données figurent dans le contenu de l’un de nos clients (par exemple parce que vous avez reçu un e-mail d’un agent IA) et que vous avez une question à ce sujet, veuillez d’abord contacter ce client. Nous transmettons toute demande que nous recevons et aidons dans la mesure du possible.

3.1Selon la manière dont vous utilisez notre site web et le Service, nous traitons les catégories suivantes :

• Données de compte : nom, adresse e-mail, langue, photo de profil, rôle dans l’espace de travail et, s’il a été vérifié, numéro de téléphone.
• Données de l’espace de travail : le nom de l’espace de travail, ce que vous nous dites de vous et du travail pour lequel vous souhaitez de l’aide (vos agents IA le lisent comme contexte) et les connaissances de base que vous choisissez.
• Données de facturation : si vous achetez en tant que particulier ou en tant qu’entreprise ; pour les achats professionnels, la dénomination, l’adresse et le numéro de TVA de l’entreprise ; la formule, les factures, le statut et l’historique des paiements. Les données de carte ou bancaires sont traitées par Stripe ; nous ne recevons qu’une référence et, par exemple, les derniers chiffres de la carte.
• Données d’utilisation : heures de connexion, paramètres, consommation de crédits, les agents IA de votre espace de travail et les tâches qu’ils réalisent (métadonnées).
• Origine de l’inscription : la manière dont vous nous avez trouvés (site web de provenance, balises de campagne, page d’arrivée ou lien de parrainage), enregistrée une seule fois lors de votre inscription.
• Statistiques du site web : pages visitées, site web de provenance, balises de campagne, pays, type d’appareil et navigateur, mesurés sans cookies (voir la section « Cookies et statistiques »).
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil, un identifiant d’appareil, des empreintes cryptographiques à clé (hashes) de l’adresse e-mail, de l’appareil, de l’adresse IP et (s’ils sont fournis) du numéro de téléphone ou d’entreprise afin de prévenir les abus de l’essai, et des journaux.
• Communications : e-mails échangés avec notre équipe d’assistance, préférences e-mail et désinscriptions.
• Contenu de l’espace de travail : conversations avec vos agents IA (dans l’application et via les canaux connectés), instructions, fichiers et résultats, captures d’écran des étapes des tâches, enregistrements d’écran et frappes au clavier lorsque vous montrez une tâche (les champs de mot de passe sont ignorés), souvenirs et compétences, le profil de navigateur de l’ordinateur de chaque agent IA (y compris les cookies et sessions des sites web auxquels vous vous y connectez), identifiants conservés dans le coffre-fort chiffré, jetons d’accès des comptes connectés (comme Google ou Microsoft), identifiants des canaux connectés (comme un identifiant d’utilisateur Telegram, Slack ou Discord) et les données à caractère personnel d’autres personnes qui y figurent.

4.1Nous traitons les données à caractère personnel pour les finalités et sur les bases légales suivantes (article 6 du RGPD) :

4.2Lorsque nous traitons le contenu d’un espace de travail en tant que sous-traitant, nous le faisons exclusivement sur instruction documentée du client professionnel, comme décrit dans l’Accord de traitement des données.

4.3Nous ne vendons pas de données à caractère personnel, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous n’utilisons pas le contenu des espaces de travail pour entraîner des modèles d’IA. Nous ne prenons à votre égard aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 22 du RGPD).

5.1Vos agents IA utilisent des modèles d’IA de fournisseurs tels qu’Anthropic, OpenAI, Google et Mistral. Pour chaque étape d’une tâche, le fournisseur ne reçoit que le contenu nécessaire à cette étape, par exemple votre message, une capture de l’écran de l’agent IA ou le texte d’un document. Nous choisissons le modèle étape par étape.

5.2Nous utilisons ces fournisseurs via leurs API professionnelles. Selon leurs conditions d’API, ils n’utilisent pas ces données pour entraîner leurs modèles et ne les conservent que pendant une durée limitée pour détecter les abus, sauf si la loi en dispose autrement.

5.3Notre personnel ne lit pas le contenu des espaces de travail, sauf lorsque c’est nécessaire pour vous aider à votre demande, pour enquêter sur des incidents de sécurité ou des abus, ou pour respecter la loi. Un tel accès est limité et journalisé.

6.1Si vous connectez un canal de messagerie, comme Telegram, WhatsApp, Slack, Discord ou l’e-mail, nous recevons les messages et pièces jointes que vous envoyez à vos agents IA via ce canal et y renvoyons leurs réponses. Nous conservons les identifiants nécessaires pour vous reconnaître (comme votre identifiant d’utilisateur et votre nom d’affichage) et gardons les messages dans vos conversations.

6.2Le fournisseur du canal traite ces messages dans le cadre de son propre service, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité. Certains fournisseurs traitent des données en dehors de l’Espace économique européen. Vous pouvez déconnecter un canal à tout moment dans l’application ; nous cessons alors de recevoir des messages par ce biais.

À confirmer par un juriste: La qualification des fournisseurs de canaux comme sous-traitants ultérieurs ou comme services indépendants choisis par le client à confirmer par un juriste.

7.1Les données supprimées peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées jusqu’à l’expiration de celles-ci. Comme la clé de chiffrement de l’espace de travail est détruite lors de la suppression, ces données ne sont plus lisibles. Si une sauvegarde devait être restaurée, nous supprimerions à nouveau les données concernées.

À confirmer par un juriste: Les durées de conservation des statistiques, des empreintes contre les abus de l’essai, des e-mails d’assistance et des pièces comptables sont des propositions à confirmer par un juriste et le comptable.

8.1Nous faisons appel aux prestataires suivants. Ils ne traitent les données à caractère personnel que sur nos instructions et dans le cadre d’un accord de traitement des données. Les canaux de messagerie n’interviennent que si vous les connectez.

8.2Si vous choisissez de vous connecter avec Google ou Microsoft, ou de connecter une messagerie, un agenda ou un autre compte, ces fournisseurs traitent des données selon leurs propres conditions. Les sites web et services que vos agents IA utilisent pour vous reçoivent les données que vos agents IA leur envoient. Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi nous y oblige.

8.3Nous annonçons à l’avance les modifications de cette liste, comme décrit dans l’Accord de traitement des données.

9.1Nous stockons les données dans l’Union européenne, dans le centre de données d’OVHcloud à Gravelines (France).

9.2Certains traitements ont lieu en dehors de l’Espace économique européen : par des fournisseurs de modèles d’IA aux États-Unis, par des prestataires susceptibles d’accéder aux données pour l’assistance, par les canaux de messagerie que vous connectez, et par Flowzy FZC elle-même, qui gère le Service depuis les Émirats arabes unis. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne, le cas échéant sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou une autre décision d’adéquation, ainsi que sur des mesures supplémentaires telles que le chiffrement en transit et au repos et un contrôle d’accès strict.

9.3Vous pouvez demander une copie des garanties concernées à l’adresse support@flowzy.ai.

10.1Nous protégeons les données à caractère personnel au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• le chiffrement en transit (TLS) et au repos, avec une clé de chiffrement distincte par espace de travail ;
• la séparation des espaces de travail au niveau de la base de données, et des ordinateurs isolés pour vos agents IA, qui accèdent à Internet mais pas à nos systèmes internes ni aux autres espaces de travail ;
• les identifiants de sites web tiers conservés dans un coffre-fort chiffré ;
• une approbation avant les actions importantes de vos agents IA ;
• un accès aux données de production réservé au personnel autorisé, selon le principe du besoin d’en connaître, avec journalisation ;
• des sauvegardes régulières, des restaurations testées et une conservation courte des journaux.

11.1En vertu du RGPD, vous avez le droit d’accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, d’en limiter le traitement ou de vous y opposer, à la portabilité de vos données et de retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Les personnes d’autres pays, comme le Royaume-Uni, la Suisse ou certains États américains, disposent de droits similaires en vertu de leur propre législation ; nous les respectons de la même manière.

11.2Vous pouvez exercer bon nombre de ces droits directement dans l’application (profil, paramètres, téléchargement de toutes vos données, effacement de l’espace de travail). Pour tout le reste, écrivez à support@flowzy.ai. Nous répondons dans un délai d’un mois. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

11.3Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans le pays où vous résidez ou travaillez. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be. Nous apprécierions que vous nous contactiez d’abord afin que nous puissions essayer de vous aider.

12.1Le Service n’est pas destiné aux enfants. Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données à caractère personnel, signalez-le-nous à l’adresse support@flowzy.ai et nous les supprimerons.

13.1Nous utilisons les cookies et le stockage similaire dont le site web et le Service ont besoin, par exemple pour votre session de connexion, votre langue et la prévention des abus de l’essai. Nous mesurons les visites de notre site web avec nos propres statistiques respectueuses de la vie privée, qui n’utilisent pas de cookies et ne vous suivent pas sur d’autres sites web. Lorsque la loi exige votre consentement pour une telle mesure, nous vous le demandons d’abord au moyen d’une bannière de consentement. Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Consultez la Politique en matière de cookies pour plus de détails.

14.1Pour les clients professionnels, notre Accord de traitement des données s’applique au contenu de l’espace de travail. Il est publié sur ce site web et fait partie intégrante de nos Conditions générales. Un exemplaire signé est disponible sur demande à l’adresse support@flowzy.ai.

15.1Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date figurant en haut indique la dernière version. Nous informons à l’avance par e-mail les propriétaires d’espaces de travail des modifications substantielles.